Project Charter Document
Project Name : Sistem Informasi Keuangan SMKN 1 Cibinong
Company : SMKN 1 Cibinong
Focus Area : Information System
Product/ Proccess : Website
Project Time : 1 April 2016 till 1 Juli 2016
Cost Estimation : Rp. 60.000.000
Prepared By
Document Owner
|
Project/ Organization Role
|
Muhamad Luthfie La Roeha
|
Project Manager
|
Qonita Luthfia S
|
System Analyst
|
Nugroho Wicaksono
|
Developer
|
Meisye Sadali
|
Stakeholder
|
Project Charter Version Control
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
1.0
|
26/03/2016
|
M. Luthfie La Roha
Nugroho Wicaksono
Qonita Luthfia S
|
Document Created
|
Table of Contents
PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari adanya dokumen ini adalah untuk digunakan sebagai penjelasan ringkas dari proyek pengembangan sistem informasi keuangan SMKN 1 Cibinong ini. Pembaca dari Project Charter ini adalah sponsor dan ketua proyek ini.
Proyek ini adalah pembangunan sistem informasi mengenai keuangan sekolah yang merupakan kebutuhan yang penting dan rawan akan kesalahan berupa human error. Dengan adanya sistem keuangan yang terkomputerisasi ini, diharapkan kesalahan yang terjadi dalam mengelola keuangan sekolah SMKN 1 Cibinong ini berkurang.
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
Project goals
Objectives
Scopes
Assumptions
Risks
Costs
Timeline
Approach
Organization
PROJECT OVERVIEW
Sistem keuangan termasuk hal yang sangat krusial dalam instansi pendidikan. Laporan pemasukan per bulan, catatan keuangan sekolah, serta proses pembayaran administrasi siswa harus dilakukan dengan teliti. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang sangat rentan terjadi human error. Padahal jika terjadi kesalahan penghitungan, akan menjadi suatu masalah yang cukup besar bagi keuangan sekolah.
Berdasarkan dari permasalahan tersebut, saya menarik kesimpulan mengenai peluang pengembangan sebuah Sistem Informasi Keuangan yang akan diimplementasikan di sekolah ini. Aplikasi tersebut berbentuk web yang berisi kegiatan – kegiatan administrasi keuangan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah sistem yang terkomputerisasi. Contohnya seperti pembayaran administrasi siswa, laporan keuangan sekolah dan laporan pemasukan per bulan. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan yang user friendly, sehingga stakeholder sistem keuangan bisa menggunakannya dengan mudah.
PROJECT SCOPE
Goals and Objectives
Goal
|
Objective
|
Proyek dapat melakukan proses bisnis yang awalnya dilakukan secara manual menjadi berbasis komputer
|
Melakukan interview kepada kepala sekolah
Melakukan interview kepada bendahara sekolah
Melakukan interview kepada semua staff keuangan sekolah
Memastikan fasilitas penunjang apa saja yang tersedia dan belum tersedia
|
Proyek ini dapat mengurangi tingkat kesalahan yang dilakukan oleh bendahara sekolah
|
Memahami alur bisnis apa saja yang ditangani oleh bendahara sekolah
Memberikan keamanan akses
|
Proyek ini dapat memudahkan staff keuangan sekolah dalam mengolah data menjadi informasi berupa laporan keuangan
|
Merancang fitur yang sesuai dengan kebutuhan staf keuangan sekolah untuk mengolah data keuangan hingga menjadi laporan keuangan
|
Proyek ini memudahkan stakeholder keuangan sekolah untuk mengakses informasi keuangan sekolah
|
Mengembangkan keamanan sistem sesuai dengan hak akses
Menerapkan keamanan data
|
Departmental Statement of Work (SOW)
Departmental SOW
|
Owner/ Prime
|
Due Date/ Sequence
|
Analisis prosedur-prosedur yang berhubungan dengan keuangan sekolah
|
Project Manager, System Analyst, Stakeholder
|
Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
|
Fitur-fitur utama pada sistem informasi ini
|
System Analyst, Stakeholder
|
System Analyst dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebutuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada aplikasi
|
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
|
System Analyst, Stakeholder
|
System Analyst mendiskusikan asumsi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek bersama stakeholder
|
Estimasi usaha setiap work product tersebut
|
Project Manager, Stakeholder, Developer
|
Project Manager memberikan informasi mengenai scope dan vision yang diperoleh dari stakeholder kepada developer
|
Testing aplikasi
|
Quality Assurance
|
Melakukan uji coba terhadap sistem informasi yang telah dibuat
|
Sosialisasi cara kerja sistem kepada stakeholder
|
Trainer
|
Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder
|
Implementasi sistem informasi keuangan
|
Front End Developer, Back End Developer
|
Tim melakukan implementasi sistem informasi
|
Project Deliverables
Milestones
|
Deliverable
|
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama (bendahara dan staf keuangan) untuk mendapatkan kebutuhan yang sesuai (elisitasi kebutuhan)
|
Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek
Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
Data struktur organisasi Pengurus SMKN 1 Cibinong
Data para bendahara SMKN 1 Cibinong
Data para staf keuangan SMKN 1 Cibinong
Data para pejabat tinggi SMKN 1 Cibinong
Menentukan batasan proyek
Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
Menghasilkan dokumentasi pertemuan
Menghasilkan dokument kebutuhan proyek
|
Melakukan wawancara terhadap stakeholder sekunder (staff pendamping)
|
Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek yang akan dibuat
Dokumen kebutuhan proyek
Menghasilkan dokumentasi pertemuan
Menghasilkan dokument kebutuhan proyek
|
Pembuatan sistem (prototyping)
|
|
Desain Interface
|
|
Presentasi prototype kepada stakeholder
|
Mendapatkan feedback dari stakeholder
Informasi tentang kebutuhan minor yang mungkin bisa ditambahkan
Menghasilkan dokumen perubahan (jika ada perubahan)
|
Pembuatan sistem (final)
|
Sistem sudah dapat dijalankan 100% dan merujuk pada kebutuhan Fungsional dan Non fungsional yang sudah disepakati
Menyesuaikan dengan dokumen perubahan yang dihasilkan dari hasil presentasi prototype ke stakeholder
|
Presentasi produk akhir/ Testing
|
Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan yang sudah disepakati dengan stakeholder
Sistem dapat berjalan dengan baik
Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure)
|
Training aplikasi sistem kepada stakeholder
|
|
Implementasi sistem
|
|
Deliverables Out of Scope
Proyek ini hanya menangani sistem keuangan sekolah termasuk manajemen siswa dan kelas yang bersangkutan dengan sistem keuangan sekolah. Hal yang tidak termasuk pada proyek ini adalah manajemen data guru/staff pada sekolah, presensi siswa, manajemen nilai mata pelajaran, dan sebagainya. Segala data transaksi yang telah dilakukan pada sistem ini disimpan pada sebuah server yang diletakkan di suatu ruangan yang telah dipersiapkan di sekolah.
Project Estimated Costs & Duration
Project Milestone
|
Date Estimate
|
Deliverable(s) included
|
Confidence Level
|
Melakukan interview pada stakeholder
|
1/04/2016
|
Informasi mengenai SMKN 1 Cibinong
Informasi stakeholder yang terlibat
Informasi proses bisnis yang ada
Informasi struktur organisasi Pengurus SMKN 1 Cibinong, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi keuangan ini
Dokumen kebutuhan
|
High
|
Analisis hasil interview
|
15/04/2016
|
Mendapatkan kebutuhan utama
Diskusi untuk menyamakan asumsi antara developer dengan stakeholder
Dokumen kebutuhan yang sudah final
|
High
|
Desain sistem dan interface
|
29/04/2016
|
|
High
|
Presentasi ke stakeholder
|
3/05/2016
|
|
Medium
|
Analisis feedback dari stakeholder
|
6/05/2016
|
|
Medium
|
Persiapan hardware dan instalasi software
|
13/05/2016
|
|
Medium
|
Pembuatan sistem
|
17/06/2016
|
|
High
|
Testing aplikasi
|
24/06/2016
|
|
High
|
Training
|
30/06/2016
|
|
High
|
Implementasi sistem
|
01/07/2016
|
|
High
|
PROJECT CONDITION
Project Assumptions
Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan aplikasi sistem informasi keuangan SMKN 1 Cibinong, yakni aplikasi administrasi keuangan yang membantu karyawan dalam mengerjakan kegiatan administrasi.
Proyek ini diasumsikan dapat membantu para karyawan dan developer SMKN 1 Cibinong untuk secara cepat saling berkomunikasi tentang ide-ide pengembangan yang ingin dilakukan tanpa perlu takut jika informasi tersebut akan menyebar keluar.
Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu diawasi oleh sebuah administrator yang bertugas untuk menjaga aplikasi dapat digunakan setiap kali dibutuhkan dan memberikan keamanan pengelolaan data dan pembuatan laporan bagi penggunanya.
Project Issues
Priority criteria
1-Prioritas tinggi (high) ; membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan
2-prioritas menengah (medium); membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat diselesaikan
3-prioritas rendah(low); diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudah terselesaikan
4-milestone yang sudah diselesaikan (closed)
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
|
1
|
Anggota tim mendapatkan musibah
|
low
|
Project manager
|
Jika suatu saat terjadi musibah pada beberapa anggota tim yang membuatnya tidak dapat melanjutkan pekerjaan
|
Mempunyai angota cadangan yang selalu mengikuti perkembangan proyek dan segera siap untuk menggantikan seseorang
|
2
|
Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi
|
high
|
Front End Developer dan Back End Developer
|
Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi
|
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS
|
3
|
Data hilang
|
high
|
Project Manager
|
Dimungkinkan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun kerusakan hardware
|
Melakukan backup secara rutin dan juga menyiapkan server tambahan untuk menyimpan backup data. Juga memanfaatkan antivirus dan sebagainya
|
Project Risks
#
|
Risk Area
|
Likehood
|
Risk Owner
|
Project Impact-Migration Plan
|
1
|
Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit
|
High
|
Project manager
|
Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
|
2
|
Stakeholder utama kurang memberikan informasi
|
Medium
|
Project manager
|
Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi
|
3
|
Ruang lingkup proyek melebar secara luas
|
High
|
Project manager
|
Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan ruang lingkupnya
|
4
|
Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
|
5
|
Kurangnya personil tim
|
medium
|
Project manager
|
Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan
|
Project Constraints
Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
Fitur yang akan diterapkan pada proyek adalah sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, yaitu pembayaran administrasi siswa, laporan keuangan sekolah dan laporan pemasukan per bulan.
Proyek berjalan sesuai anggaran yang telah disediakan dan sesuai rencana pembiayaan kebutuhan yang telah disetujui. Bila ada kebutuhan yang ingin dibuat namun belum terdapat pada dokumen kebutuhan, maka akan dikerjakan di belakang dan menunggu persetujuan pembiayaan
Aplikasi Sistem Informasi Keuangan SMKN 1 Cibinong berjalan pada jaringan lokal, sehingga tidak dapat diakses dari luar
Aplikasi yang dikembangkan khusus untuk SMKN 1 Cibinong
PROJECT STRUCTURE APPROACH
Pendekatan yang dilakukan untuk keberhasilan proyek ini adalah dengan melakukan interview sebagai upaya elisitasi kebutuhan. Interview dengan pihak stakeholder dilakukan untuk mendapatkan detail kebutuhan sebanyak mungkin dan dirasa sudah mencukupi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi.
PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilites
|
Project Manager
|
M. Luthfie La Roha
|
Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
Melakukan pembagian tugas
Mengontrol tim proyek
Bertanggungjawab atas berjalannya proyek
Mengatur keuangan/ finansial
|
System Analyst
|
Qonita Luthfia S
|
|
Front-End Developer
|
Nugraha Wicaksono
|
Melakukan desain interface/ antarmuka aplikasi
|
Back-End Developer
|
Nugraha Wicaksono
|
Melakukan analisa terhadap rancangan aplikasi
|
Quality Assurance
|
Nugraha Wicaksono
|
|
Quality Assurance
|
Qonita Luthfia S
|
Trainers
|
M. Luthfie La Roha
|
|
Trainers
|
Qonita Luthfia S
|
APPROVAL
Prepared by :
Muhamad Luthfie La Roeha
Nugroho Wicaksono
Qonita Luthfia S
Approved by :
0 komentar: