Project Charter Document

by Unknown 5:17:00 PM 0 komentar
Project Charter Document
Project Name : Sistem Informasi Keuangan SMKN 1 Cibinong
Company : SMKN 1 Cibinong
Focus Area : Information System
Product/ Proccess : Website
Project Time : 1 April 2016 till 1 Juli 2016
Cost Estimation : Rp. 60.000.000
Prepared By
Document Owner
Project/ Organization Role
Muhamad Luthfie La Roeha
Project Manager
Qonita Luthfia S
System Analyst
Nugroho Wicaksono
Developer
Meisye Sadali
Stakeholder
Project Charter Version Control
Version
Date
Author
Change Description
1.0
26/03/2016
M. Luthfie La Roha
Nugroho Wicaksono
Qonita Luthfia S
Document Created
Table of Contents

  1. PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari adanya dokumen ini adalah untuk digunakan sebagai penjelasan ringkas dari proyek  pengembangan sistem informasi keuangan SMKN 1 Cibinong ini. Pembaca dari Project Charter ini adalah sponsor dan ketua proyek ini.
Proyek ini adalah pembangunan sistem informasi mengenai keuangan sekolah yang merupakan kebutuhan yang penting dan rawan akan kesalahan berupa human error. Dengan adanya sistem keuangan yang terkomputerisasi ini, diharapkan kesalahan yang terjadi dalam mengelola keuangan sekolah SMKN 1 Cibinong ini berkurang.

  1. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

  • Project goals
  • Objectives
  • Scopes
  • Assumptions
  • Risks
  • Costs
  • Timeline
  • Approach
  • Organization

  1. PROJECT OVERVIEW

Sistem keuangan termasuk hal yang sangat krusial dalam instansi pendidikan. Laporan pemasukan per bulan, catatan keuangan sekolah, serta proses pembayaran administrasi siswa harus dilakukan dengan teliti. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan yang sangat rentan terjadi human error.  Padahal jika terjadi kesalahan penghitungan, akan menjadi suatu masalah yang cukup besar bagi keuangan sekolah.
 Berdasarkan dari permasalahan tersebut, saya menarik kesimpulan mengenai peluang pengembangan sebuah Sistem Informasi Keuangan yang akan diimplementasikan di sekolah ini. Aplikasi tersebut berbentuk web yang berisi kegiatan – kegiatan administrasi keuangan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah sistem yang terkomputerisasi. Contohnya seperti pembayaran administrasi siswa, laporan keuangan sekolah dan laporan pemasukan per bulan. Aplikasi ini dibangun dengan tampilan yang user friendly, sehingga stakeholder sistem keuangan bisa menggunakannya dengan mudah.


  1. PROJECT SCOPE

    1. Goals and Objectives

Goal
Objective
Proyek dapat melakukan proses bisnis yang awalnya dilakukan secara manual menjadi berbasis komputer
  1. Melakukan interview kepada kepala sekolah
  2. Melakukan interview kepada bendahara sekolah
  3. Melakukan interview kepada semua staff keuangan sekolah
  4. Memastikan fasilitas penunjang apa saja yang tersedia dan belum tersedia
Proyek ini dapat mengurangi tingkat kesalahan yang dilakukan oleh bendahara sekolah
  1. Memahami alur bisnis apa saja yang ditangani oleh bendahara sekolah
  2. Memberikan keamanan akses
Proyek ini dapat  memudahkan staff keuangan sekolah dalam mengolah data menjadi informasi berupa laporan keuangan
  1. Merancang fitur yang sesuai dengan kebutuhan staf keuangan sekolah untuk mengolah data keuangan hingga menjadi laporan keuangan
Proyek ini memudahkan stakeholder keuangan sekolah untuk mengakses informasi keuangan sekolah
  1. Mengembangkan keamanan sistem sesuai dengan hak akses
  2. Menerapkan keamanan data

    1. Departmental Statement of Work (SOW)

Departmental SOW
Owner/ Prime
Due Date/ Sequence
Analisis prosedur-prosedur yang berhubungan dengan keuangan sekolah
Project Manager, System Analyst, Stakeholder
Melakukan wawancara kepada stakeholder guna mengetahui kebutuhan yang harus ada pada aplikasi yang akan dikembangkan (elisitasi kebutuhan)
Fitur-fitur utama pada sistem informasi ini
System Analyst, Stakeholder
System Analyst  dan stakeholder mendiskusikan dan membuat kebutuhan fungsional serta non fungsional untuk fitur-fitur yang dibutuhkan pada aplikasi
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)
System Analyst, Stakeholder
System Analyst mendiskusikan asumsi, kebutuhan, dan ruang lingkup proyek bersama stakeholder
Estimasi usaha setiap work product tersebut
Project Manager, Stakeholder, Developer
Project Manager memberikan informasi mengenai scope dan vision yang diperoleh dari stakeholder kepada developer  
Testing aplikasi
Quality Assurance
Melakukan uji coba terhadap sistem informasi yang telah dibuat
Sosialisasi cara kerja sistem kepada stakeholder
Trainer
Trainer melakukan sosialisasi sistem ini kepada stakeholder agar sistem dapat dioperasikan dengan baik dan benar oleh para stakeholder
Implementasi sistem informasi keuangan
Front End Developer, Back End Developer
Tim melakukan implementasi sistem informasi

    1. Project Deliverables

Milestones
Deliverable
Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama (bendahara dan staf keuangan) untuk mendapatkan kebutuhan yang sesuai (elisitasi kebutuhan)
  • Mendapatkan data dan informasi mengenai proyek
  • Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder
  • Data struktur organisasi Pengurus SMKN 1 Cibinong
  • Data para bendahara SMKN 1 Cibinong
  • Data para staf keuangan SMKN 1 Cibinong
  • Data para pejabat tinggi SMKN 1 Cibinong
  • Menentukan batasan proyek
  • Menentukan estimasi kebutuhan dana awal
  • Menghasilkan dokumentasi pertemuan
  • Menghasilkan dokument kebutuhan proyek
Melakukan wawancara terhadap stakeholder sekunder (staff pendamping)
  • Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek yang akan dibuat
  • Dokumen kebutuhan proyek
  • Menghasilkan dokumentasi pertemuan
  • Menghasilkan dokument kebutuhan proyek
Pembuatan sistem (prototyping)
  • Mendapatkan hasil pembuatan sistem informasi keuangan sementara yang masih merupakan prototype
  • Membuat dokumentasi pengembangan sistem
Desain Interface
  • Hasil desain sistem sudah selesai
  • Menghasilkan dokumen pengembangan aplikasi yang sudah final
Presentasi prototype kepada stakeholder
  • Mendapatkan feedback dari stakeholder
  • Informasi tentang kebutuhan minor yang mungkin bisa ditambahkan
  • Menghasilkan dokumen perubahan (jika ada perubahan)
Pembuatan sistem (final)
  • Sistem sudah dapat dijalankan 100% dan merujuk pada kebutuhan Fungsional dan Non fungsional yang sudah disepakati
  • Menyesuaikan dengan dokumen perubahan yang dihasilkan dari hasil presentasi prototype ke stakeholder
Presentasi produk akhir/ Testing
  • Layanan  berjalan sesuai dengan kebutuhan yang sudah disepakati dengan stakeholder
  • Sistem dapat berjalan dengan baik
  • Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure)
Training aplikasi sistem kepada stakeholder
  • Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual
  • Pelatihan/sosialisasi tentang penggunaan sistem kepada stakeholder
Implementasi sistem
  • Produk diimplementasikan
  • Sistem berjalan dengan baik setelah diimplementasikan di lapangan
  • Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final

    1. Deliverables Out of Scope

Proyek ini hanya menangani sistem keuangan sekolah termasuk manajemen siswa dan kelas yang bersangkutan dengan sistem keuangan sekolah. Hal yang tidak termasuk pada proyek ini adalah manajemen data guru/staff pada sekolah, presensi siswa, manajemen nilai mata pelajaran, dan sebagainya. Segala data transaksi yang telah dilakukan pada sistem ini disimpan pada sebuah server yang diletakkan di suatu ruangan yang telah dipersiapkan di sekolah.

    1. Project Estimated Costs & Duration

Project Milestone
Date Estimate
Deliverable(s) included
Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder
1/04/2016
  • Informasi mengenai SMKN 1 Cibinong
  • Informasi stakeholder yang terlibat
  • Informasi proses bisnis yang ada
  • Informasi struktur organisasi Pengurus SMKN 1 Cibinong, dan masing-masing hak nya dalam penggunaan sistem informasi keuangan ini
  • Dokumen kebutuhan
High
Analisis hasil interview
15/04/2016
  • Mendapatkan kebutuhan utama
  • Diskusi untuk menyamakan asumsi antara developer dengan stakeholder
  • Dokumen kebutuhan yang sudah final
High
Desain sistem dan interface
29/04/2016
  • Prototype aplikasi sistem informasi
High
Presentasi ke stakeholder
3/05/2016
  • Feedback dari stakeholder mengenai prototype aplikasi
Medium
Analisis feedback dari stakeholder
6/05/2016
  • Dokumen perubahan (jika ada perubahan)
Medium
Persiapan hardware dan instalasi software
13/05/2016
  • Melakukan pembelian server dan kebutuhan hardware lainnya untuk instalasi aplikasi sistem informasi
Medium
Pembuatan sistem
17/06/2016
  • Aplikasi sistem informasi keuangan  yang sudah final
High
Testing aplikasi
24/06/2016
  • Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure)
High
Training
30/06/2016
  • Melakukan sosialisasi dan pelatihan cara kerja sistem kepada stakeholder
  • Dokumentasi sistem keseluruhan berupa technical manual
High
Implementasi sistem
01/07/2016
  • Dokumentasi mengenai SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Procedure) sudah final
High

  1. PROJECT CONDITION

    1. Project Assumptions

    • Proyek ini diasumsikan sebagai sebuah proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan aplikasi sistem informasi keuangan SMKN 1 Cibinong, yakni aplikasi administrasi keuangan yang membantu karyawan dalam mengerjakan kegiatan administrasi.
    • Proyek ini diasumsikan dapat membantu para karyawan dan developer SMKN 1 Cibinong untuk secara cepat saling berkomunikasi tentang ide-ide pengembangan yang ingin dilakukan tanpa perlu takut jika informasi tersebut akan menyebar keluar.
    • Proyek ini diasumsikan suatu aplikasi yang akan selalu diawasi oleh sebuah administrator yang bertugas untuk menjaga aplikasi dapat digunakan setiap kali dibutuhkan dan memberikan keamanan pengelolaan data dan pembuatan laporan bagi penggunanya.

    1. Project Issues

Priority criteria
1-Prioritas tinggi (high) ; membutuhkan fokus yang tinggi dan harus segera diselesaikan
2-prioritas menengah (medium); membutuhkan sebuah feedback dari stakeholder sebelum milestones tersebut dapat diselesaikan
3-prioritas rendah(low); diselesaikan setelah milestones berprioritas lebih tinggi sudah terselesaikan
4-milestone yang sudah diselesaikan (closed)
#
Issue
Priority
Owner
Description
Status & Resolution
1
Anggota tim mendapatkan musibah
low
Project manager
Jika suatu saat terjadi musibah pada beberapa anggota tim yang membuatnya tidak dapat melanjutkan pekerjaan
Mempunyai angota cadangan yang selalu mengikuti perkembangan proyek dan segera siap untuk menggantikan seseorang
2
Listrik mati pada saat pengembangan aplikasi
high
Front End Developer dan Back End Developer
Ada kemungkinan terjadi mati listrik saat pengembangan aplikasi
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset dan UPS
3
Data hilang
high
Project Manager
Dimungkinkan terjadi kehilangan data entah karena virus maupun kerusakan hardware
Melakukan backup secara rutin dan juga menyiapkan server tambahan untuk menyimpan backup data. Juga memanfaatkan antivirus dan sebagainya

    1. Project Risks

#
Risk Area
Likehood
Risk Owner
Project Impact-Migration Plan
1
Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit
High
Project manager
Pertemuan dilakukan dengan perjanjian dahulu agar dipastikan dapat dilaksanakan dan tidak perlu mengulur-ulur waktu pertemuan
2
Stakeholder utama kurang memberikan informasi
Medium
Project manager
Mencari stakeholder non-primer, dalam hal ini adalah pegawai honorer dengan harapan dapat memberikan tambahan informasi
3
Ruang lingkup proyek melebar secara luas
High
Project manager
Menjelaskan diawal terkait batasan yang ada sehingga stakeholder tidak terlalu melebarkan ruang lingkupnya
4
Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target
High
Stakeholder
Membuat jadwal pengerjaan tugas dan menaatinya, serta memberikan waktu tambahan pada tiap tiap milestone untuk berjaga-jaga
5
Kurangnya personil tim
medium
Project manager
Merekrut anggota baru dan dijadikan sementara sebagai pegawai cadangan

    1. Project Constraints

Batasan proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
  • Fitur yang akan diterapkan pada proyek adalah sesuai dengan permintaan stakeholder yang telah disepakati sebelumnya, yaitu pembayaran administrasi siswa, laporan keuangan sekolah dan laporan pemasukan per bulan.
  • Proyek berjalan sesuai anggaran yang telah disediakan dan sesuai rencana pembiayaan kebutuhan yang telah disetujui. Bila ada kebutuhan yang ingin dibuat namun belum terdapat pada dokumen kebutuhan, maka akan dikerjakan di belakang dan menunggu persetujuan pembiayaan
  • Aplikasi Sistem Informasi Keuangan SMKN 1 Cibinong berjalan pada jaringan lokal, sehingga tidak dapat diakses dari luar
  • Aplikasi yang dikembangkan khusus untuk SMKN 1 Cibinong

  1. PROJECT STRUCTURE APPROACH

Pendekatan yang dilakukan untuk keberhasilan proyek ini adalah dengan melakukan interview sebagai upaya elisitasi kebutuhan. Interview dengan pihak stakeholder dilakukan untuk mendapatkan detail kebutuhan sebanyak mungkin dan dirasa sudah mencukupi kebutuhan informasi yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi.

  1. PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

Project Team Role
Project Team Member(s)
Responsibilites
Project Manager
M. Luthfie La Roha
  • Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
  • Melakukan pembagian tugas
  • Mengontrol tim proyek
  • Bertanggungjawab atas berjalannya proyek
  • Mengatur keuangan/ finansial
System Analyst
Qonita Luthfia S
  • Menganalisis proses bisnis sistem
  • Merancang sistem
Front-End Developer
Nugraha Wicaksono
Melakukan desain interface/ antarmuka aplikasi
Back-End Developer
Nugraha Wicaksono
Melakukan analisa terhadap rancangan aplikasi
Quality Assurance
Nugraha Wicaksono
  • Membuat dokumentasi pengerjaan proyek
  • Membuat dokumentasi pengembangan website
Quality Assurance
Qonita Luthfia S
Trainers
M. Luthfie La Roha
  • Melakukan pengujian terhadap fitur-fitur aplikasi yang telah dibuat
  • Memberikan feedback
Trainers
Qonita Luthfia S

  1. APPROVAL

Prepared by :
  • Muhamad Luthfie La Roeha
  • Nugroho Wicaksono
  • Qonita Luthfia S
Approved by :

About author: Ceyron Louis

Cress arugula peanut tigernut wattle seed kombu parsnip. Lotus root mung bean arugula tigernut horseradish endive yarrow gourd. Radicchio cress avocado garlic quandong collard greens.

0 komentar:

Subscribe to: Post Comments (Atom)